Word 使用技巧(超强汇集、合集)(转1)

发表于 讨论求助 2021-08-23 10:41:32

联想笔记本装系统修改WORD默认设置优化操作    其实,Word 2003的许多默认设置并不适合我们使用,在此让我们看看如何修改这些默认设置让Word使用起来更加方便。 

默认图片环绕方式

在Word中插入或粘贴的图片环绕方式默认为“嵌入型”,在这种环绕方式下图片既不能旋转也不能拖动移位,插入图片经常还需要将版式调整为“四周型”再 进行处理。其实我们可以把默认设置改成“四周型”,具体的操作方法:依次选择“工具→选项”菜单命令,在出现的对话框中选择“编辑”选项卡,单击“图片插 入/粘贴方式”下拉列表,从中选择“四周型”项,最后单击“确定”按钮 

对象的精确调整

相信不少人都知道,在Word中按住Alt键拖动可以对选中对象进行精确调整。其实只要进行一些简单设置,即使不按住Alt键直接拖动也可以进行精确调整。 

依次选择“绘图”工具栏的“绘图→绘图网格”命令(默认位于Word窗口下方),在弹出的“绘图网格”界面中取消勾选“对象与网格对齐”复选框或将“水 平间距”和“垂直间距”都设置为“0.01”(如图1),再单击“默认”按钮,在提示“是否更改网格线的默认设置?”时单击“是”按钮。这样以后在 Word中直接拖动就可以精确调整了。 


图1 “绘图网格”界面 

如果你只需要在当前文档中进行直接拖动微调,而不想彻底改变默认设置,那么修改后不要单击“默认”按钮。 

告别绘图画布

在Word 2003中绘图画布会在每次插入自选图形或文字框时自动出现。虽然按Esc键可以暂时让绘图画布消失,但总觉得太麻烦,其实我们可以通过以下方法来取消: 依次选择“工具→选项”菜单命令,在出现的对话框中选择“常规”选项卡,取消勾选“插入'自选图形’时自动创建绘图画布”复选框,最后单击“确定”按钮即 可。 
  自选图形的默认格式

默认插入的自选图形格式为0.75磅黑色连线、白色填充,如需更 改默认格式,可通过以下方法设置:首先画一个自选图形,然后鼠标右击,在弹出的快捷菜单中选择“设置自选图形格式”命令,在出现的对话框中选择“颜色与线 条”选项卡,在其中自定义设置“线条”和“填充色”,设置完毕后单击“确定”按钮。最后,再次右击自选图形,选择“设置自选图形的默认效果”命令即可。 

启动时打开常用输入法

通常只要一打开Word 2003就会自动切换到“微软拼音输入法”,如果你惯用的不是这种输入法恐怕就会觉得很困扰了。能不能让Word启动时自动打开我们惯用的输入法呢?这其实并不难做到。 

依次打开“控制面板→添加或删除程序”,从列表中找到“Microsoft Office Professional Edition 2003”项并单击“更改”按钮。在Office 2003安装窗口中点选“添加或删除功能”单选项并单击下一步,接着勾选“选择应用程序的高级自定义”复选框再单击下一步,从中间的列表中依次展开 “Microsoft Office→Office共享功能→中文可选用户输入法→微软拼音输入法 2003”,单击“微软拼音输入法 2003”前的按钮选择“不安装”(如图2),单击“更新”按钮。等安装完成以后再进入Word时出现的就不是微软拼音输入法了,而是输入法列表中排在首 位的中文输入法。最后只要让常用的输入法排在首位即可。 


图2 Office安装窗口 


如果你不希望Word在启动时自动打开中文输入法,那么还有另一个更简单的办法可以使用。依次选择“工具→选项”菜单命令,在出现的对话框中选择“编辑”选项卡,取消勾选其中的“输入法控制处于活动状态”复选框即可。 

按像素显示图形尺寸

Word中的图形都是按厘米为单位来计算的,如果经常需要把Word中的图形转换成图片,你可能更喜欢采用像素的形式来显示图片的尺寸,具体的操作方 法:依次选择“工具→选项”菜单命令,在出现的对话框中选择“常规”选项卡,勾选其中的“为html功能显示像素”复选框即可实现。若取消勾选“使用字符 单位”复选框,还可以使本来用字符或行高显示的数据变成按厘米来计算,比如:绘图网格的设置窗口。 

如何在Word中高效选择录入表格      每个办公室都少不了上报一些报表什么的,故如何高效率地、正确地输入变成了大家追求的目标。在一些表格的项目中一定会有非此即彼的输入项,如果将这些项目设计成下拉列表就会大大提高输入的速度和正确性,今天笔者就和大家一起来探讨一下这方面的技巧。

  一、在Word中设置“下拉型窗体域”,实现表格的选择性录入方式


  在这里我们还是举个例子来说明我们的设计思路吧!比如,要上报一份“2003年计算中心上 机情况统计表”,在这个表格中如职称、上机课程等几项是要反复重复输入的,那不妨将它设置成选择性下拉列表式输入方式,只要一点单元格,就会出现一个下拉 列表,在列表中选择要输入的项就可以了。如图1所示为此表的一部分。



图1 2003年计算机中心上机情况汇总表


  要实现上面如图所示的效果需要进行如下设置。


  第一步:设计表格


  先打开一个Word文档,在其中根据需要先设计好表格。可以先将一些不能用下拉输入的单元格先行输入。


  第二步:插入下拉型窗体域


  下拉型窗体域是比较常用的窗体域类型。这种类型的窗体域通常用于非此即彼的选择场合。我们设计的这个表格,在“职称、上机课程和所在院、系”中就可以使用下拉型窗体域,用户在填写表单时可以直接点击鼠标选定,不必进行输入,省去了重复输入的麻烦。


  具体方法:将鼠标移到指定位置,比如上机课程下面的单元格,点“视图→工具栏→窗体”,弹出“窗体”工具栏,点“下拉型窗体域”按钮,如图2所示。



图2窗体工具栏


  窗体域插入后,单元格中会显示出一个带有灰色阴影的小方块(在按下“窗体域底纹”按钮的情 况下才会显示阴影)。窗体域底纹只在屏幕上显示,用于提醒用户该域的具体位置,并不会被打印出来。双击插入的窗体域,系统弹出“下拉型窗体域选项”对话 框。在“下拉项”的框格内添加下拉菜单中的选项。添加的步骤是:首先在“下拉项”项目中输入需要添加的第一个列表项,并单击“添加”按钮(或按回车键), 然后依次输入其余列表项。所有列表项添加完毕后,可以通过向上↑、向下↓这2个“移动”按钮改变列表项的排列顺序。选中“启用下拉列表”项,点“确定”按 钮即可,如图3所示。



图3设计下拉项


  这样一个单元格的下拉型窗体域就设置好了,下面的单元格就可以采用复制、粘贴的方法来完成。依次类推,完成其他项的域插入工作。


  第三步:保护窗体


  下拉型窗体域插入完成之后,单击“窗体”工具栏上的小锁状的“保护窗体”按钮,这样除了含 有窗体域的单元格外,表格的其他地方都无法进行修改。此时用鼠标单击任一窗体域单元格,在单元格的右侧会出现一个下拉三角图标,点击该图标会弹出下拉列 表,在其中选择即可。全部选择好后,再点“保护窗体”按钮即可解除锁定。


  二、在Excel中设置“有效性”,实现表格的选择性录入方式


  还是上面列举的那个例子吧。在Excel中可不能在玩儿窗体域了,得换个方法才行。



图4设计表格大体轮廓


  先在Excel工作表中设计好表格的大体轮廓,再在任意一列中输入要在下拉列表中所显示的内容;选定要使用选择性输入的区域,如图4所示。


  再点“数据”菜单中的“有效性”命令,在“数据有效性”窗体中的选“设置”选项卡,在“允 许”栏中选择“序列”;在“来源”栏中输入序列来源的单元格绝对地址或点“来源”栏中右侧的隐藏窗体按钮,再用鼠标选定上面提前输入好的要在下拉列表中所 显示的内容单元格,最后单击“确定”返回,如图5所示。



图5数据来源设置


  此时只要用鼠标点中区域中的任一单元格,都会在单元格的旁边出现一个下拉箭头,单击箭头,会显示出所有的设置序列,我们只要从中单击所需的项目即可完成录入,如图6所示。



图6项目录入


  上面说到的两种在Word和Excel中实现选择性录入的方法是不是省事多了?快试试吧!
给Word文档精确“减肥”五小招     编辑一篇Word文档时,随着编辑次数增多,虽然内容增加不多,但是文档的大小却会迅 速增大,这是怎么回事呢?原来Word在保存文档时,除了保存文档的内容外,还保存了一些编辑信息,这些信息的存在不但增大了文档的体积,而且会使打开文 档的速度变慢,影响工作效率。为此,笔者给大家介绍几种给Word文档“减肥”的方法。 

1.“另存为”法  

在对一篇文章多次修改后,选取“文件→另存为”,将文档改名保存,这时你会发现Word文档的体积减少了很多。 

2.取消“允许快速保存” 

点击“工具→选项”,进入“保存”选项卡,取消“允许快速保存”前的钩即可。 

注意:如果为了在别的机器上查看原汁原味的Word文档,勾选了“嵌入TrueType字体”项,则还须勾选“只嵌入所用字符”,否则Word会把所有的字体一同“打包”,增大文件的体积。 

3.“页面设置”法 

在保存之前,点击“文件→页面设置”,在“纸张大小”、“页边距”选项卡中选择任意项,先改变它的值(注意这时不要按“确定”),然后再修改回来,按“确定”按钮后,你会发现文档自动刷新,再保存时文档的体积已经减小了。 

4.另存为RTF文件 

将Word文档保存为文本文件,文件会小很多,但同时也丢失了格式信息。所以笔者采用另存为“RTF”格式的方法,这样不但格式信息完好,而且能够被许多WINdows应用程序支持,文件体积也会大大减小。 

5.“更新域”法 

如果在Word文档中插入了目录,则可以用更新目录的方法来为Word文档减肥。具体步骤是:右击目录,选择“更新域”,在出现的对话框中选择“更新整个目录”,按“确定”即可。设置后Word会把整个文档重新分页,这时再保存文档,它的体积就会有所减小。  
  浅谈Word中“分离下划线”  

  大家知道,在Word中,为字符添加的下划线,默认情况下是紧靠字符下方的。能不能调整一下字符和下划线之间的距离呢?答案是肯定的。 


  1.启动Word2003(其它版本请仿照操作),输入字符“分离下划线的制作”。


  2.选中“下划线”及前后各一个(多个也可以)字符(即“离下划线的”),按“格式”工具栏上“下划线”按钮右侧的下拉箭头,在随后弹出的快捷菜单中(如图1),选定一种下划线类型(如“双下划线”等),并通过“下划线颜色”菜单,设置好下划线的颜色。



图1设置下划线颜色


  3.选中字符“”,然后按住Ctrl键,再选中字符“”(这样操作可以同时选中多处不连续的字符,本操作不支持Word2000及以前的版本),通过下划线颜色选项,将这两个字符的下划线颜色设置为“白色”。


  4.选中字符“下划线”,执行“格式字体”命令,打开“字体”对话框(如图2),切换到“字符间距”标签下,按“位置”右侧的下拉按钮,在随后弹出的快捷菜单中,选“提升”选项,然后在其右侧“磅值”后面的方框中输入一个数值(这个数值就是分离的距离,此处为了突出这一效果,设置为30磅),确定返回即可。



图2设置字体
  如何用Word实现在网上开会     1. 安排会议 

单击“工具”菜单之“联机协作”。注意:如果此时你的WORD中该菜单文字皆为灰色,那么,对不起,它表示你在安装OFFICE2000时没有装载可选项“MS NetMeeting(微软网络会议程序)”,而此程序却恰恰是本文的主角。请将它安装上。 

现在单击“安排会议”选项,系统弹出 “会议”对话框。就像我们填过无数次的个人简历一样,你只须对号入座就行了。但对其中几个关键的项目应注意:首先,你只须点击一下“收件人”按钮,并在 “选择与会者及资源”的对话框中动动鼠标就行了。另外,那个“这是联机会议”的选项一定要选定,否则到时你可能无法实时收到对方的信息;在“目录服务器” 和“组织者的电子邮件地址”栏中,你也要如实填入你所使用的服务器名称和你的Email地址; 最后,还要在“OFFICE文档”项中选定开会时共享的文档以及会议的“类别”——我想还是“私有”最合适吧。一切搞定,单击“发送” 

2. 现在开会 

单击“工具”菜单之“联机协作”的“现在开会”选项,WORD应该弹出“联机会议”工具栏,同时Windows任务栏的系统托盘上也应出现一个叫“MS NetMeeting”的程序图标,两者缺一不可。 

现在再右击系统托盘上的“NetMeeting”图标,选择“打开”——怎么样,咱们的“网络会议室”够豪华吧。赶快点击“呼叫”按钮(注意:此时,与 点击“联机会议”工具栏上的“呼叫参加人”按钮效果相同,并在弹出窗口中选择相应的服务器,当然还有参加开会的朋友们。单击“呼叫”后你就静待佳音吧。此 时,只要是参加进会议的朋友,首先看到的便是你在“安排会议”时所设的共享“OFFICE文档”。 

也许性急的朋友现在已经坐不住 了,这样的“联机会议”与Web浏览有什么区别啊?微软的NetMeeting至少为我们提供了三种互动式交流界面——谈天室、白板和音频视频输出 (入)。运用起来都非常简单。其中的“聊天室”,只须单击NetMeeting“工具”菜单的“谈天”选项即可,交谈方式与其他类型的“聊天室”大同小异 (而“音频视频输出(入)”呢,我因没有家用摄像头而无福消受,只能点点“工具”菜单上的“切换音频和视频”选项解解眼馋了;倒是一个叫做“白板”的东西 让我流连忘返,因为它可以让你发挥无尽的想象,把某种不能用语言方式表达的意思用图案、绘画或别的什么方法表达出来。 

3. Web讨论 

既然是开会没有“讨论”气氛怎么能行?单击WORD2000“工具”菜单之“联机协作”之“WEB讨论”项,并在弹出的工具栏中选择“在文档中插入讨论”按钮,现在你就可以痛痛快快地高谈阔论了。注意:在输入讨论之前要确定主题,以便接收方便于查看。 

需要说明的是,当你一旦收到或插入了讨论文字,WORD的窗口便会自动分成上下两截,上部是原文,下部是插话。插话的部分也并非全文显示,而是在其右边 多出一个“信签”似的图标来表示。将鼠标移动其上,即可看到讨论主题,而右击该图标,又可进行诸如“答复”、“编辑”一类的操作。真可谓傻瓜式的操作,精 灵般的效果。 
  七种办法减少Word容量      利用Word生成的文档,每页在20KB左右,但看到用记事本生成的文档,相同的内容只有1KB左右,能让Word也减减肥吗?其实我们可以采用一些行之有效的方法来减小Word文档的容量。 

1.取消快速保存 

当文件打开时,使用快速保存比使用完全保存需要更多的空间。可以在“工具→选项”命令中选择“保存”选项卡,取消“允许快速保存”复选框即可(如图所示)。 



2.文件另存法 

Word在保存doc文件时,只把后来修改的信息存入,这样即使你删除了文件中的部分内容也会使文件越来越大,如果我们使用“另存为”命令来保存文件,Word则会重新整理并存盘,如此一来,就可以有效地减小Word文件的容量。 
  隐藏在word汉字里面的玄机    1 打开word 

2 在word里面敲入汉字 “胡” 

3 圈住“胡” 字,打开鼠标右键菜单,点击 “ 字体 ” 

4 在“字体”属性栏里面,改变 字体为“隶书” 

改变效果为“ 空心 ” 

改变大小为: 初号 

5 关闭字体属性栏,将页面的显示比例设为“500%” 

事情还没完呢,如果将字体设为"幼圆",你再看看! 

胡万进?何许人也?搜索一下便知~~~~~~~ 

中国电子信息产业发展研究院综合协调处处长 副秘书长: 胡万进 

中国计算机用户 副主编: 胡万进 

中国电子信息产业发展研究院 执行总编: 胡万进 

“卞扎珐翟”这几个字也同样的结果 

  Word技巧:一次特殊的查找和替换    前不久,领导吩咐我把一些材料整理出来。搞了好几个晚上,终于完工了。把整理好的几十页的材料送给领导审阅,领导很满意。不过,他提了一个小小的要求,就是要求把文中的所有的“第一章”、“第二章”等后面都加上一个顿号。 

我心想,这还不简单,查找所有的“章”字,把它替换成“章、”不就行了吗?于是打开文档,进行了一次全面替换,可是,结果并不如我所料,虽然所有的“第 一章”、“第二章”都变成了“第一章、”、“第二章、”,可是全文中其他出现的“章”也变成了“章、”。这可怎么办呢?好几十页呀,总不能真要我一个一个 地去改吧?    





想到Word的强大功能,总觉得应该有办法的。还不错,一会儿功夫,果然找到了好办法。打开“查找和替换”对话框,选择“替换”标签,在“查找内容”中 输入“第章”,然后把光标移到两个字之间,单击下方的〔特殊字符〕按钮(如果没有这个按钮的话,单击〔高级〕按钮就会出现),选择“任意字符”(如图 1),这时查找的内容就是“第^?章”。接下来,把光标移到“替换为”框中,单击〔特殊字符〕按钮,选择“查找内容”,就会插入“^amp;amp;”, 再加上一个顿号,这样就把查找的内容替换成原来的查找内容加上一个顿号了,也就是“^amp;amp;、”(如图2),按下〔全部替换〕按钮即可,真是太 方便了。 
巧妙利用Word设置稿件格式    一、我的稿纸我做主 

在Word 2003中,我们可以方便地用稿纸方式来书写稿件,但用Word创建的稿纸边框线为深灰色、网格线为浅灰色。如果我们希望用漂亮的框线颜色来美化自己的稿 纸,但找遍所有的菜单和工具栏,都不能找到可以直接修改稿纸框线的命令或工具按钮,难道在Word 2003中只能使用这种单调的稿纸框线颜色,不能设置自己的稿纸方式吗? 

其实在稿纸创建完毕后,依次选择“视图→页眉和页脚”菜 单命令,在弹出的“页眉和页脚”工具栏可以看到光标在页眉编辑区中不停地闪烁,同时稿纸框线的颜色也变成较深的颜色。将鼠标指针指向稿纸的边框线,当鼠标 指针变成黑十字方向箭头形状后,双击鼠标左键,这时Word 2003就会弹出“设置自选图形格式”界面,选择“颜色与线条”选项卡,然后在“线条”项目区中单击“颜色”下拉箭头,从线条颜色列表中选择所需要的稿纸 边框颜色。 

提示:如果你对稿纸还有更高的要求,还可以在“颜色”、“带图案线条”中选择相关的边框图案、虚实、精细等项目。 

设置完成后单击“确定”按钮,此时我们就可以看到自定义的稿纸边框颜色了。 

下面我们修改稿纸网格线的颜色。将鼠标指针指向稿纸网格线,当鼠标指针变成黑十字方向箭头形状后,双击鼠标左键,打开“设置自选图形格式”对话框,然后 在此对话框中进行稿纸网格线颜色的修改操作,此外还可以对风格的填充颜色进行设置。设置完成后单击“确定”按钮关闭对话框。单击“页眉和页脚”工具栏上的 “关闭”按钮。关闭“页眉和页脚”工具栏。 

此时我们就可以在稿纸中进行文档编辑工作了,文档编辑完成后,得到的稿纸效果,是不是很漂亮! 

二、在文档末尾自动插入文章字数 

写完一篇文章后,我们总希望知道它的字数。在Word中依次选择“工具→字数统计”菜单命令即可实现。但每次都要这样似乎有点麻烦,其实,使用“域”可以轻松完成上述任务。    

1. 将光标定位到需要加入字数统计的地方,手工输入有关统计字符的提示信息,如“本文档的总字数为:”。 

2. 依次选择“插入→域”菜单命令,打开“域”对话框。在“域”对话框的“类别”列表中选择“文档信息”,在“域名”列表框中选择“NumWords”。 

3. 单击“确定”按钮,关闭所有对话框。此时,当前光标处就会显示出该文档的字数。 

对文档进行修改后,统计的字数并不会自动改变,只要将光标移到域代码上,待其变为灰色后用鼠标右击,执行“更新域”或按“F9”键,Word就会自动更 新该域,显示出修改后的字数。如果你想一劳永逸,可直接打开Word的通用模式,将有关字数统计的域插入该模板文件并保存即可。 
   在Word中为三位数字设置带圈字符 

 从2000版本开始,Word提供了设置带圈字符的功能,选定相应的字符,执行“格式”菜单下的“中文版式→带圈字符”命令,然后“带圈字符”对话框中选择好圈号,单击“确定”按钮就可以了。 

不过,最近笔者发现一个奇怪的现象,那就是Word只能为两位数字设置带圈字符,对三位数字会自动缩减为两位数字(如图1),这是怎么一回事呢?原来,Word中的带圈字符功能只适用于一个中文字或两个数字的情况,超过这一范围就无能为力了。 



其实,我们可以通过变通的方法为三位数字设置带圈字符。这里我们为999这个三位数字为例进行说明,具体的操作步骤如下: 

1. 为两位数字设置带圈字符 

首先,我们仍旧按照正常的方法为99设置带圈字符,然后按下“Alt+F9”组合键切换到域代码方式。 

2. 扩大圈号 

选定域代码中的圈号,按下“Ctrl+]”组合键或“Ctrl+[”组合键对圈号的大小进行调整(如图2),当觉得圈号差不多时,请将域代码中的“99”改为“999”。 




巧用Word输入生僻字
       作为一名语文教师,应该什么字都认识,但在一些生僻字面前语文教师也是“文盲”。有一天,一位采用拼音输入法录 入文字的老师问我“?”字怎么录入。这可把我难住了,看着“?”字面熟,就是不知道念什么。怎么办呢?我一看这是个生僻字,突然眼前一亮,试试吧!于是我 对这位老师说:我教你怎么用Word输入这个生僻字吧,并且还能够知道它的拼音呢。这需要两个步骤: 

一、“?”字的录入 

1.由于这个字前半部分偏旁是“羽”,于是我先输入了“羽”字,然后选中这个字。 

2.点击“插入”菜单中的“符号”选项,在出现的对话框中的“子集”列表中选择“CJK统一汉字”,这时由“羽”组成的字就全部出现了,于是很快找到了“?”字。 

3.点击[插入]按钮,将其插入文档中。 

二、“?”字的拼音 

1.选中文档中的“?”字,对其进行复制。 

2.调出全拼输入法,在工具栏上按鼠标右键,在出现的快捷菜单中选择“手工造词”。 

3.在“手工造词”对话框中的“词语”处,按Ctrl+V进行粘贴。 

4.在“?”字后面随便输入个汉字(本例输入“字”),这时你会看到“手工造词”对话框中的“外码”处出现了“?”的拼音“chong”。 

经过以上两步,就可以轻松地输入生僻字以及得到它的拼音了。
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